タスクを洗い出す上での４つの考え方のコツとは？ - 〜働き方改革と戦うシステムエンジニア〜

今日は仕事をする上で必ず必要なタスクの洗い出しをする上での

コツについてまとめていきます。

どのような職業であっても必ず仕事をする上でタスクの整理をされていると思います。

こちらであげるポイントを意識してタスクを整理する事で、

よりタスクの質も向上し、タスクをこなすスピードも上がるはずです。

それではまとめていきます。

タスクを洗い出す上でのポイント①：タスクをみて行動に移せるかどうか

一つ目のポイントは『タスクを見て行動に移せるかどうか』です。

タスクをいざ洗い出したとしても、その内容を見て行動に移すことが出来なければ意味がありません。

少しでも曖昧な表現や抽象的な表現が含まれていると、

さらにそこから何をするべきなのか考えることが必要になり、

時間をロスしてしまいます。

タスクを洗い出す時には、

まずは『すぐに行動に移せるかどうか』

ここを意識して洗い出しましょう。

次に重要なのはそれぞれのタスクがいつまでに終わっておくべきなのかです。

納期を具体的におくことで進捗をきっちりと管理することができます。

今日までに終わらせるべきタスクはなんなのか？

プロジェクト全体で遅れているタスクはないか？

こうやって納期ベースでチェックすることで、仮にうまく進んでいないタスクがあったりする場合はその時点で対処することができます。

ポイントの３つ目は作業ボリュームです。

それぞれのタスクごとにどれくらいの作業時間がかかるものなのかを計算します。

30分で終わる作業なのか

１日かかる作業なのか

この作業ボリュームと納期を考えて、作業開始日を逆算するようにしましょう。

ここで一つポイントがあります。

作業ボリュームがとても大きくなってしまったタスクがあった場合、

そのタスクが本当に細かく洗い出されているものなのか再検討しましょう。

時間がかかるタスクの中には、実はいくつかのタスクが隠れていることが多いです。

最後の４つ目のポイントが『担当者・確認者は誰か』ということです。

タスクをスケジュール通りにこなし、目標を達成するには、明確に誰が作業するのかを決める必要があります。

複数人で動くような場合、『誰かがやってくれると思ってた』こうやってプロジェクトがうまく進まないことがよくあります。

誰がこのタスクを行うのか

また、進捗の確認は誰がするのかまで決めておけば、

うまく進まないということは発生しないでしょう。