仕事で電話をするときに抑えるべき３つのポイント
今日は社会人として必ず必要になる電話でのポイントをまとめていこうと思います。
電話でお客様を怒らせたことがある人や、
なかなかうまく相手に伝えることができない人には必見です。
- 電話で相手を怒らせることがよくある
- お客様との電話でうまく伝えたい内容が伝わらない
▼要点をまとめたツイートはこちらです。
■仕事で電話する時のポイントは３つ
— おこげ@RT代行業者🌈🌈🌈🌈🌈 (@Okoge_pupupu) 2019年2月2日
・相手の状況を考慮しようといているか
・要点は何かを簡潔に伝える
・相手に逃げ道を作る
この３点は必ず抑えるべき😄
詳細はブログで記事にします！
では、早速まとめていきます。
電話する際には相手の状況を考慮してあげないといけない
電話をする際には必ず相手の状況を考えて電話をするようにしましょう。
どんな人生を送りたいかにもよるだろな。LINEとかのメッセンジャーの使い方が高度化してる人とは本当に早く意図も伝わって場所も時間も選ばずコミュニケーションできる。私とひろゆきの週刊連載はほとんどL...
— 堀江貴文(Takafumi Horie) (@takapon_jp) 2017年6月6日
堀江貴文氏｢電話してく... https://t.co/1V3TfNY7it
あの”多動力”で有名なホリエモンも言ってるけど、
電話は相手の時間を強制的に奪ってしまうとても相手のことを考えていないツールです。
その為、電話をかける立場の人は電話の相手の状況を
まず最優先に考える必要があるのです。
私は電話をする際に必ずこの言葉から始めます。
『お忙しいところ申し訳ありません。少しだけお時間よろしいでしょうか？』
このように電話を始めることで、相手の時間を使っていることへの敬意
不都合があれば、出直す意思があることのアピールをしているのです。
この配慮があるだけで、相手の印象はガラッと変わります。
少しの配慮が大きな信頼に変わっていくわけです！
電話をした要点が何かを始めに簡潔に伝える
次のポイントは内容の伝え方です。
電話でまず本題の細かい内容を話す前にどのような要点があるのか全体を伝えるようにしましょう。
電話の始めに、
『本日は○○○の件について確認させていただきたいことが１点ありご連絡させていただきました。』
これを伝えることで相手には電話は何の件について考える必要があるのか。
どの程度の時間がかかるのかを考えることができます。
これを伝えずに話し始めると、
だらだら続いてしまう電話に相手は必ず不快感を感じるはずです。
必ず要点を始めにまとめて伝えるようにしましょう。
必ず相手に逃げ道を作る
始めにも少し触れましたが、相手の時間を奪って電話を出てもらっています。
その為相手が"NO"を言えるタイミングを作ってあげる必要があります。
最初に
『お忙しいところ申し訳ありません。少しだけお時間よろしいでしょうか？』
と伝えましたが、
さらに続いて、
『ご都合悪ければ、少し時間をあけて掛け直しますが。。。』
ここまですれば、完璧ではないでしょうか。
なかなか下手に出過ぎと感じる方もいるかもしれませんが、
これくらいやっておいて損はないと思われます。
参考
電話のマナーはこれ以外にも多くの視点から考慮すべきことがあります。
参考書籍もいろいろあります。
よければ参考にしてください。
